Kunden effektiver ansprechen
über WhatsApp Business

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Whatsapp ist mittlerweile eines der am häufigsten genutzten Kommunikationstools der Welt.

2 Mrd.

Anzahl der aktiven Nutzer von WhatsApp weltweit

%

Anteil der WhatsApp-Nutzer in Deutschland

%

Anteil der 18- bis 29-Jährigen in Deutschland, die WhatsApp nutzen

Über Whatsapp kann man also beinahe mit jedem potenziellen Kunden kommunizieren. Diese Plattform können nun auch Unternehmen nutzen, um mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten. Die Lösung nennt sich “Whatsapp Business”

In diesem Artikel bekommen Sie einen Überblick, wie Sie Whatsapp zur Kundenkommunikation nutzen können.

Inhalt


Weltweit kommt Whatsapp auf über 2 Milliarden Nutzer und der Anteil der 18-29-Jährigen in Deutschland, die Whatsapp nutzen liegt bei 97%₁

Wie wird ein WhatsApp Business Profil angelegt?

Als Grundlage für ein WhatsApp Business Profil wird eine neue Handynummer benötigt, die zuvor noch nicht bei WhatsApp registriert war. Die Telefonnummer sollte nicht an einen individuellen Mitarbeiter gebunden, sondern Eigentum des Unternehmens sein. Ist diese Grundlage gelegt, kann mit der eigentlichen Einrichtung von WhatsApp Business begonnen werden.

Schritt 1:

Hierfür muss zuerst die WhatsApp Business App auf dem Smartphone installiert werden, da über diese App das Profil registriert werden muss.

Ein Handydisplay mit verschiedenen App-Symbolen. Zentral ist das WhatsApp-Logo zu sehen.

Schritt 2:

Im nächsten Schritt muss ein neues Konto angelegt werden. Hierfür benötigen Sie folgende Informationen:

Beim Unternehmensnamen ist darauf zu achten, dass es nicht erlaubt ist ausschließlich Großbuchstaben zu verwenden. Ausgenommen sind hier Abkürzungen. Zudem sind Emojis, Symbole und sämtliche Varianten von “WhatsApp” nicht gestattet. Als Profilbild empfehlen wir Ihr Unternehmenslogo in einer Auflösung von 1200x1200 Pixeln.

Damit haben Sie Ihr Profil bereits eingerichtet. Jedoch empfehlen wir noch einen weiteren Schritt.

Schritt 3:

Um das Profil zu vervollständigen, lassen sich noch weitere Unternehmensinformationen ergänzen. Um dorthin zu gelangen, müssen Sie zuerst auf “Profil” navigieren - dort finden Sie einen Button “Bearbeiten”. Hier empfiehlt es sich die Beschreibung zum Unternehmen zu nutzen, um den Kunden ein schnelles Bild zu liefern. Zudem lassen sich noch mehrere Webseiten verknüpfen, E-Mail Adressen angeben und die Öffnungszeiten benennen.

Welche Tools können Unternehmen nutzen?

Die WhatsApp Business App bietet einige hilfreiche Tools, die Unternehmen in der Kommunikation mit Ihren Kunden nutzen können. Diese Tools erleichtern die Arbeit und steigern die Effektivität in der Kommunikation.

Tool 1: Schnellantworten

Das Schnellantworten-Tool ermöglicht es, mit einem kurzen Befehl vordefinierte Nachrichten zu senden. Die App bietet dem Unternehmen die Möglichkeit bis zu 50 Schnellantworten zu speichern. Dieses Tool eignet sich hervorragend, um wiederkehrende Satzbausteine zu versenden. So lässt sich zum Beispiel eine Willkommensnachricht unter den Schnellantworten speichern und unter dem Befehl “/willkommen” direkt abrufen und versenden. Die Kürzel für die Schnellantworten sind frei definierbar.

Screenshots von den Whatsapp Unternehmenseinstellungen und den Konfigurationsmöglichkeiten im Tool Schnellantworten.

Zudem bietet sich die Möglichkeit Stichwörter zu definieren, die in häufigen Kundenfragen gestellt werden. Fragt ein Kunde zum Beispiel nach der Verfügbarkeit eines Produktes, so wird das Stichwort “verfügbar” erkannt und Ihnen wird direkt die hinterlegte Schnellantwort angezeigt.

Tool 2: Automatische Nachrichten

Automatische Nachrichten lassen sich nutzen, um Ihren Kunden eine automatisierte Willkommensnachricht, aber auch Abwesenheitsnachrichten zu senden. Hierbei wird die Begrüßungsnachricht beim ersten Kontakt mit Ihnen versendet. Für die Abwesenheitsnachricht lässt sich in der App ein Zeitplan erstellen, in dem die Nachricht versendet werden soll. Dies ist außerhalb der Öffnungszeiten sinnvoll, da eine automatisierte Nachricht besser ist, als keine Nachricht.

Tool 3: Produktkataloge

Mit Hilfe des Produktkataloges ist es Unternehmen möglich Ihre Produkte direkt auf WhatsApp zu präsentieren. Dabei kann man für jedes Produkt den Produktnamen, einen Preis und bis zu 10 Bilder hinterlegen. Zudem können Sie den Link zu Ihrem Shop ergänzen. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass jedes Produkt manuell hinzugefügt werden muss. Der Upload eines Produktfeeds ist leider noch nicht möglich.

Tool 4: Statusmeldungen

Die Statusmeldungen von WhatsApp sind bereits aus der normalen App bekannt und unterscheiden sich nicht von den privaten Stories. Der Vorteil durch die unternehmerische Nutzung ist jedoch, dass man auch im privaten Umfeld des Kunden weiterhin sichtbar ist und ihn über seine Produkte und Meldungen informieren kann. Diese Art der Kommunikation schafft eine Vertrauensebene zu Ihren Kunden und man bleibt bei regelmäßiger Nutzung beim Kunden präsent.

Beispielstatistiken zu Statusmeldungen Supermarkt Kunden bei Instagram erreichen.
Beispiel: So könnte eine Statusmeldung / Story bei WhatsApp aussehen

Terminvergabe über WhatsApp

Durch die beinahe tägliche Nutzung von WhatsApp unter Ihren Kunden bietet sich auch die Terminvergabe per App an. Der Vorteil für Ihre Kunden ist, dass die Nutzung von WhatsApp meist intuitiv ist und dass sie den Termin ohne Mehraufwand schriftlich vorliegen haben. Dies verringert den Support-Aufwand für Nachfragen, wann der Termin war.

Schreibt Ihnen ein Kunde per WhatsApp und fragt nach einem Termin, so können Sie die Schnellantworten nutzen und durch Individualisierung von zum Beispiel dem Namen, dem Tag und der Uhrzeit direkt und einfach einen Termin vereinbaren. Die oben genannten Tools unterstützen Sie dabei erheblich.


07. Mai 2020 | Fabian Hilbrands


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